La digitalización de documentos: La transformación digital de los negocios

La transformación digital de las empresas ha sido uno de los conceptos más recurrentes de la empresa a nivel mundial en el último año. Todas las empresas, independientemente del sector al que pertenezca y de su tamaño, necesitan sumergirse en este cambio digital para lograr ser más competitivas y más productivas.

Según explica el libro “Re evolución digital: Lidera el futuro digital de tu empresa… antes de que…”, la evolución digital de los medios tradicional y el surgimiento de nuevas plataformas digitales brinda a las empresas la posibilidad de contar con canales recientes de comunicación, ventas, mercadotecnia y atención al cliente. Bien utilizados estos “ecosistemas digitales” resultan idóneos para crear relaciones de largo plazo con los clientes.

¿Es relevante digitalizar documentos? Si, totalmente. No pasar documentos físicos a formato digital puede suponer para la empresa una pérdida de tiempo y de dinero.

Beneficios que aporta la digitalización de documentos

Este proceso de digitalización aporte muchas ventajas a una organización, entre tantas, destacaremos las siguientes:

  • Reduce la necesidad de espacio de almacenamiento.
  • Se obtiene documentos que son fáciles de editar y ofrece la posibilidad de almacenarlos en diferentes formatos.
  • Realizar consultar simultaneas sin necesidad de editar o imprimir copias.
  • Evita desplazamientos, solo basta con tener a mano un ordenador, smartphone o Tablet para ahorra tiempo de búsqueda y traslados.
  • Facilita la distribución de contenidos por email o por otros sistemas de transmisión electrónica, de forma inmediata.
  • Asegura la conservación de la información de por vida, protegiéndola del deterioro o accidentes.
  • Se pueden imprimir en cualquier momento o lugar.
  • Mejora la reputación empresarial.

Además de todos estos beneficios, existen múltiples motivos que pueden llevar a una empresa a la digitalización de documentos. Uno de ellos es la seguridad de la documentación por medio de claves de acceso o restricciones de usuario, la concienciación por el medio ambiente y ahorro en los gastos de impresión. Incluso, la posibilidad de compartir información con compañeros o clientes de forma más rápida y ahorrar en los costes de mantenimiento.

Formas de digitalizar los documentos

La digitalización es un proceso sencillo que no exige de una gran inversión sino obtener las herramientas precisas o softwares específicos que permiten la digitalización de documentos. Es importante considerar que además de la documentación en papel, como pueden ser facturas, albaranes, pedidos; también se pueden digitalizar otras fuentes de información, como planos, mapas, fotografías o archivos multimedia.

Para realizar esta tarea existe la figura de los gestores documentales centrados en digitalizar documentos y proceden de empresas especializadas en equipos de impresión o digitalización

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