¿Qué tipo de impresora es mejor para mi empresa?

Hoy en día, las reinas de las oficinas son las impresoras multifunción, dispositivos con mayores características y funcionalidades que las clásicas, y que benefician, sobre todo, el bolsillo de sus poseedores.

Aunque las impresoras multifunción han llegado para solucionar el trabajo de muchos oficinistas, muchas veces en estos espacios solemos encontrar equipos que no cumplen y no suplen las necesidades reales de sus usuarios.

Ha llegado la hora de que adquiriramos un equipo como este para nuestra oficina, pero ¿qué pasos debemos seguir ?, ¿qué características priman a la hora de elegir un dispositivo de como este para acertar lo mejor posible con la elección?A continuación, te dejamos los criterios más importantes a seguir en este proceso de compra.

¿Qué criterios son lo más importantes a la hora de elegir una impresora?

  • Velocidad de impresión

Este parámetro lo valoraremos de acuerdo al número de páginas por minuto que imprime el dispositivo a través del ppm. Esto ayudará agilizar el ritmo de trabajo evitando los estancamientos por la falta de documentos.

  • Facilidad para su instalación en distintos sistemas operativos

Windows, Mac o Linux, lo mejor es asegurarnos que la impresora que escojamos y todas sus características funcionará en el sistema operativo con el que trabajemos.

  • Conectividad e interfaz del dispositivo

Esto se refiere a los medios empleados para enviar datos a la impresora por distintas conexiones, ya sea por un puerto USB, de red o través de una conexión WiFi. Hoy en día la conexión inalámbrica es imprescindible para conectar varios ordenadores, tables o smartphones a la vez.

  • Calidad de impresión

Nos referimos a la resolución de la impresión, es decir, la nitidez o claridad de la impresión. Cuantos más puntos por pulgada sea la resolución (ppp) de una impresora, más detalles y claridad obtendremos, dando como resultado textos más definidos e imágenes más claras.

  • ¿Impresión a remoto?

Es interesante evaluar la facilidad para imprimir desde dispositivos móviles y la disponibilidad de aplicaciones para smartphones.

  • Funciones: ¿impresora o escáner, fotocopias y fax?

Debemos decidir si queremos una impresora multifunción o solo impresora, es decir, integrar funciones como escáner, fotocopiadora o fax. Para una oficina, las impresoras multifunciones pueden ser muy útiles en momentos concretos, como, por ejemplo, para la digitalización de una documentación para su posterior envío por correo electrónico.

  • Flujo de trabajo

Es preciso tener claro desde un principio que tipo de documentos vamos a imprimir, para decidir que gama es la que mejor nos corresponde y cuantas personas van a imprimir en ella, para de esta forma saber también si necesitamos sólo uno o varios dispositivos.

Además, es necesario conocer cuantas páginas se van a imprimir de media al mes, ya que existen distintos gamas y modelos en función de este parámetro.

  • Láser o tinta

La tecnología de impresión también es un punto clave. Para elegir una u otra opción lo mejor es hacer un buen análisis de costes para determinar que resultará más rentable para el negocio.

  • ¿Cuántos consumibles utiliza?

Este suele ser uno de los costes ocultos de la impresión. Es importante informase de la cantidad de consumibles que utiliza una impresora u otra y hacer el cálculo dependiendo del flujo de trabajo. Este criterio también nos ayudará a determinar su preferimos una impresora de tinta o de láser.

  • Conocer las necesidades mantenimiento de la impresora

Si tenemos previsto que la impresora dure muchos años es importante conocer las necesidades de mantenimiento que tiene la impresora como las piezas de repuesto o un servicio de técnico oficial.

  • Mejor que comprar una impresora de oficina: un renting

Hoy en día muchas empresas recurren al renting de esta clase de equipos debido al alto coste de estos equipos. El renting de impresoras aporta numerosas ventajas a una empresa, desde un ahorro seguro en costes hasta mejoras en los resultados profesionales. Además, es un sistema que permite manejar todo lo relacionado con la gestión documental de un negocio.