La gestión documental, la forma inteligente de gestionar la información de una empresa

Gran parte de la información empresarial importante tiende a acabar en archivadores, carpetas de correo electrónico y discos duros locales, lo cual limita la accesibilidad de los empleados a estos documentos, interrumpiendo el flujo de trabajo de una compañía.

Debido a esto, nace el almacenamiento electrónico y la gestión documental como la mejor solución a este problema.

La gestión documental es un medio para administrar todo el flujo de documento de una organización, de forma que toda la documentación se podrá compartir, distribuir y gestionar en formato digital.

Su objetivo radica en replicar digitalmente los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad eliminando los problemas operativos y los costes asociados al manejo del papel.

La gestión digital no es solo una manera de sustituir los documentos en papel en archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de una empresa, desde emails, facturas o contratos, en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

Funciones de la gestión documental

Las ventajas de sustituir los procesos basados en papel por un sistema de gestión documental digital son las siguientes:

  • Potentes funciones de búsqueda en cuestión de segundos.
  • Liberación del espacio archivado para un uso más productivo.
  • Ahorro de costes en papel, impresión, equipos de copiado o mantenimiento.
  • Mejor acceso a la información importante desde cualquier dispositivo.
  • Seguridad de los datos.
  • Simplificación de la gestión de flujos de trabajo.
  • Auditoría automática

¿Qué se puede hacer con la gestión documental?

  • Archivar e indexar todo tipo de documentación.
  • Búsquedas en segundos y disponibilidad del conocimiento en tiempo real con acceso local o vía web.
  • Gestionar procesos de negocios mediante workflow digital
  • Controlar mediante perfiles de usuario el acceso o modificación de la documentación.

En definitiva, un buen sistema de gestión documental libera a los trabajadores de las tareas más lentas relacionada con la gestión de documentos en papel. Al eliminar estas obligaciones, mejora la productividad y la eficiencia de procesos.

La misión de Copimed como empresa, es ayudar a las organizaciones a través de la tecnología a gestionar sus documentos de forma más eficiente y especialmente segura, mediante el asesoramiento de expertos en soluciones de impresión y ahorro de costes.