¿Cuáles son las funcionalidades básicas de un software de gestión documental?

La administración y el control de los documentos que forman parte del flujo de trabajo de una organización se ha convertido en un reto que ha favorecido el empleo de herramientas que faciliten su gestión, manipulación y ahorro de costes.

Los softwares de gestión documental son cada vez más sofisticados y es por eso, que es importante, antes de escoger un software de gestión documental u otro, las funcionalidades básicas que este puede ofrecer para mejorar el trabajo de una empresa.

¿Cuáles son las funcionalidades básicas de un software documental?

  • Gestionar grupos de usuarios

Un gestor documental permite compartir documentos con distintas personas de la empresa.

  • Creación de documentos online

Con esta opción se puede crear y publicar un trabajo en línea, pero también ofrece la ventaja de compartir y editar documentos con varios usuarios en tiempo real.

  • Posibilidad de ver el historial de acciones de los usuarios

Permitirá conocer si un usuario ha modificado un documento y cuando lo ha hecho.

  • Realizar anotaciones y personalizar los documentos

Esta herramienta de gestión documental dará la posibilidad al usuario de dejar indicaciones a otros usuarios y proveedores. A su vez, este podrá personalizar el documento como lo desee.

  • Disponer de un cuadro de mando

Esta opción favorece tener una panorámica específica de todos los documentos.

  • Disponer una buena interfaz web y fácil de utilizar

El interfaz de un software de gestión documental deberá ser simple y fácil de navegar e intuitiva.

  • Posibilidad de exportar documentos en diferentes formatos

Un buen gestor documental exporta los documentos en diferentes formatos como por ejemplo XML, PDF, .doc o ppt.

  • Indexación inteligente

Esta herramienta de gestión ayuda a los usuarios a indexar y almacenar documentos distintos completos de forma automática. Además, los tiene disponibles en pocos segundos.

  • Integración de 360 grados

El gestor deberá integrarse fácilmente y sin problemas con las aplicaciones existentes tales como el e-mail y otras plataformas que posea la empresa.

  • Firma digital

La firma digital es una opción que nos ofrece el software documental para proteger la identidad de nuestros documentos, gestionar el flujo de trabajo y hasta personalizar documentos.

  • Gestión del flujo de trabajo

El flujo de trabajo es uno de los pilares de la gestión documental, ya que esta nos permite especificar cada paso de un proceso de negocio, con sus actividades y departamentos. Además, nos ofrece la posibilidad de definir avisos automáticos o eventos, y reduce el tiempo empleado en la administración de tareas y fallos en el proceso.

  • Funcionalidad multiplataforma

El acceso a los documentos podrá hacerse desde todos los dispositivos, como ordenadores, smartphones o tabletas. Incluso este gestor documento ofrece la posibilidad de tener una aplicación propia.

  • Potentes características de búsqueda

Un gestor documental ideal debe poseer un potente buscador que permita localizar el contenido de los documentos rápidamente.

  • Alta capacidad de escaneo de documentación

Al seleccionar un gestor documental es importante asegurarse que el software tiene la habilidad de poner en cola múltiples documentos para su escaneo. Según publica Kyocera en su página web, esta acción permitirá que las tareas se completen rápidamente manteniendo un alto nivel de legibilidad.

 Además de todas estas funcionalidades, es importante saber que más allá de todos estos elementos es necesario contar con un soporte técnico que forme a los trabajadores y usuarios sobre el funcionamiento de este tipo de herramienta y a la vez, solucione problemas de funcionamiento que se presenten.