Evolución de la gestión de documentos en una empresa

La impresión y la gestión documental han evolucionado rápidamente del papel a la digitalización.  Hoy en día, las empresas cuentan con herramientas óptimas propias para gestionar los flujos de trabajo, los documentos y la seguridad de los mismo.

Hace un tiempo no muy lejano el parque de impresoras de una empresa y la buena gestión de los documentos no eran considerados como un elemento clave del proceso de trabajo. Sin embargo, el afán de digitalización y las oportunidades que ofrece para el archivo de documentación ha posibilitado un cambio de mentalidad en los usuarios, así como un cambio de planteamiento en la gestión de documentación dentro de las organizaciones.

Este cambio de conciencia llevó a los usuarios a conocer que, una buena gestión de los equipos y sus documentos, conllevaba un ahorro importante de los costes. Para ello, muchas de ellas recurrieron por contratar el servicio de empresas externas y todas las ventajas que eso supone.

Actualmente, la nueva generación de servicios de gestión documental está íntimamente ligadas con la transformación digital y la mejora de los procesos dentro de las organizaciones. Las últimas tendencias han impulsado la proliferación de equipos inteligentes capaces de digitalizar documentos y de proteger los datos confidenciales de la empresa, proporcionando así una impresión segura. La automatización de los procesos permite superar todos los obstáculos relativos a la documentación y mejorar, de esta formar, los ratios productivos.

Hoy en día, el 70% del mercado de impresión se basa en la optimización de costes y la seguridad de ficheros, claves para que los usuarios puedan continuar colaborando y aumentado su productividad mediante el uso del conocimiento de la organización.

Las últimas tendencias, el constante avance de la tecnología y la inversión en nuevos softwares y hardware, han impulsado la proliferación de equipos inteligentes capaces de digitalizar documentos y proteger la documentación la empresa proporcionando la impresión segura desde dispositivos móviles.