¿Cómo funciona la digitalización de documentos?

Hoy en día, la digitalización de documentos debe ser vista como un instrumentos imprescindible y obligatorio para una organización. Este proceso facilitará el acceso a la documentación y a su gestión diaria, además de un ahorro de tiempo, aumento de la productividad y eficiencia.

Para lograr que la digitalización de los documentos sea un proceso exitoso es necesario conocer como funcionar este sistema.

  • Creación de copias de seguridad
  • Restricción de acceso
  • Ahorro de tiempo y espacio
  • Comodidad de consulta

¿Cómo se realiza el proceso de digitalización de documentos?

Afortunadamente, con el avance de la tecnología el procedimiento de convertir documentos a digital ha cambiado. Ahora existen escáneres con una gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, en lugar de hacerlo una por una.

Asimismo, existen softwares específicos que permiten la digitalización de documentos. Por otro, lado existe la opción de implementar un gestor documental.

Además, este proceso de digitalización de documentos puede ser llevado a cabo por una empresa externa especializada en ello.

Este procedimiento tiene que cumplir una serie de fases:

  • Orden de la documentación

Toda la documentación que escaneará deberá ser ordenada en función de los criterios que se hayan establecido previamente.

  • Captura con escáner

Se lleva a cabo la captura de toda la documentación por medio de un escáner.

  • Indexación de la información

Luego de digitalizar los documentos será necesario realizar el indexado de la información, para su búsqueda posterior.

  • Almacenamiento

El último paso es el almacenamiento de los documentos y de la información asociada para facilitar su posterior búsqueda.