10 razones para incluir la gestión documental en mi empresa

Todas las empresas generan una gran cantidad de documentación que suele ser difícil de manejar y almacenar. Para dar solución a esta solución nace la gestión documental, un sistema tecnológico que resolverá los problemas de almacenamiento de información.

Este sistema administra todo el flujo de documentos de una organización u oficina replicando digitalmente todos los procesos de negocio, agilizando su gestión y distribución.

A continuación detallaremos las 1o razones para incluir la gestión documental en mi empresa:

  • Ahorro de tiempo

Al tener toda la documentación en un mismo lugar agiliza las tareas de una organización y las respuestas de sus clientes.

  • Reducción de costes

La empresa dispondrá de tecnología más económica para realizar las mismas tareas, pero con menor coste menor. Podremos conseguir un ahorro de entre un 20% y un 40%. Además, el sistema no necesita utilizar papel, por lo que es más fácil y económico la obtención de documentos y de información archivada.

  • Aumento de la productividad

Se incrementa la eficacia y la eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Garantiza un acceso rápido y seguro a la información de la empresa desde cualquier lugar.

  • Favorece la relación con los clientes

Con estas soluciones se garantiza la información a los clientes en cualquier formato, momento y lugar. Además, consigo mostrarles más seguridad en el manejo de la documentación.

  • Ahorro de espacio

Muchas empresas requieren de espacios más grandes para archivar toda su documentación. La gestión documental le ahorrará espacio y por ende, dinero.

  • Localización de documentos de forma objetiva

Con un gestor documental nunca se tendrán problemas por pérdidas de documentos y ahorra tiempo del empleado en la búsqueda de una información determinada, al estar todos seguros en un servidor documental central.

  • Aumenta la seguridad

Se podrá acceder a los datos y documentos de manera segura y estructurada. Una opción que nos ofrece la gestión documental es el de incluir diferentes permisos para el acceso a la información.

  • Colaboración entre usuarios

Los trabajadores de una organización colaborarán entre ellos para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

  • Personalización de los datos

Es una forma eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar los trámites, y hacer de la administración de los datos un proceso más fácil.

  • Manejo desde un solo lugar

El sistema de gestión documental proporciona una especie de intranet propia de la organización con acceso desde el navegador, que permite el acceso a todos los documentos y cualquier tipo de información.